Pusat Informasi Pelayanan Publik (PIPP)

Sebuah konsep nasional tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) digagas, dimana di BPS, yang ditunjuk sebagai pejabatnya adalah Kepala Biro Humas dan Hukum. Dalam rangka mendukung operasionalnya, maka sebuah sistem pun dibangun. Sistem yang dikenal dengan nama Sistem PIPP -Pusat Informasi Pelayanan Publik- ini, bertujuan mengakomodir Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di BPS. Didalamnya tentu saja berbagai fasilitas disiapkan untuk memudahkan pelayanan kepada internal maupun eksternal.

PIPP, Inovasi Satu 'Pintu'

"Waduh ruang rapat penuh, padahal kemarin sudah pesen lewat surat. Bagaimana nih, sudah pesen konsumsi lagi, masa mau dibatalin rapatnya? Pinjam ruangan siapa yang muat 50 orang?" Kita sering kali menganggap hal di atas sebagai sebuah masalah sepele, karena ketika kita menyusun sebuah acara cenderung memprioritaskan konten dari acara itu sendiri. Di BPS (pusat), pengaturan penggunaan ruang rapat ada di bawah tanggung jawab Subbagian Protokoldan Persidangan, yangselama ini masih diberlakukan pemesanan ruangan secara manual. Kini dengan adanya sistem PIPP, maka setiap user (subject matter) dapat melakukan pemesanan ruang rapat secara on-line disertai beberapa persyaratan yang berlaku. Tak hanya itu, fasilitas pengajuan paspor, visa, dokumen kerja sama, dokumen hukum, dan rencana sosialisasi kini bisa on-line dengan sistem PIPP. Tujuannya tentu saja, Biro Humas dan Hukum berusaha memberikan pelayanan prima kepada para pegawai terkait dengan tupoksinya. Sebuah sistem dibangun, prosedur dirapikan. Sebut saja urusan penanganan tamu. Dengan banyaknya jumlah gedung di BPS (pusat), dengan berbagai motif dan tujuan para tamu mulai dari mencari data, bertemu pegawai, menghadiri undangan rapat, atau sekadar mempromosikansesuatu-harusdiaturdemi kenyamanan dan keamanan bersama. Dengan sistem PIPP, penanganan tamu terkondisikan dari mulai security, resepsionis, hingga jajaran pimpinan. Tidak ada lagi tamu di BPS yang langsung nyelonong masuk ke gedung/ruangan yang dituju. Setiap gedung ditempatkan resepsionis dan pengamanan dalam untuk menjaga tamu yang datang.

Dalam PIPP, user tertentu juga diberikan fasilitas mengakses jadwal pimpinan yang selalu di-update oleh sekretaris masing-masing pimpinan. Tujuannya, agar kita dapat mengetahui jadwal pimpinan apabila akan menyusun sebuah acara. Juga untuk memastikan keberadaannya apabila ada tamu yang ingin bertemu. Begitupun dengan jadwal rapat atau sosialisasi kegiatan, semua user dapat mengetahui di waktu tertentu, di ruangan tertentu kegiatan apa yang sedang berlangsung. User dapat mengakses dan meng-input informasi yang diinginkan dengan membuka ppid.bps.go.id. Semua informasi yang ingin didapatkan oleh internal dan eksternal terintegrasi dalam layanan satu 'pintu'.

PIPP vs Website BPS

Untuk eksternal, apa fungsinya sistem PIPP? Semua informasi yang kita punya bisa diaksesdi website bukan? Iniyang harus kita pahami bersama. Ketika kita bicara kor pekerjaan BPS —dimana penyedia data statistik- maka produk utama kita adalah data. Di sanalah website BPS telah menyediakan segalanya. Tetapi ketika misalkan ada seseorang yang ingin tahu daftar kekayaan pimpinan BPS misalnya, maka PIPP-lah yang bertanggungjawab. Informasi-informasi yang diinginkan tersebut tentu saja tidak semuanya tersedia di waktu tersebut, maka disediakan waktu maksimal sepuluh hari kerja untuk dapat menyajikan informasi yang dimaksud. PIPP juga punya operator, yang berada dalam sebuah ruangan PIPP dan kurang lebih tugasnya seperti petugas pada ruang konsultasi statistik. Bedanya, ranah PIPP adalah permintaan informasi publikselain data statistik. Idealnya, petugas PIPP memang haruslah seseorang yang serba tahu tentang berbagai seluk beluk BPS, baik mengenai teknis atau administrasinya. Saat ini, Bagian Humas yang mengemban amanah itu.

Sukses atau tidaknya pemanfaatan PIPP tentu bergantung pada semua pihak. Apakah sekretaris rajin meng-update jadwal pimpinan, apakah resepsionis rapi dalam pencatatan tamu, apakah seluruh pegawai disiplin dalam pengajuan berbagai permohonan melalui sistem, atau berbagai kondisional lainnya. Mari kita bersama, berkomitmen mendukung KIP yang juga diatur dalam Undang-undang KIP, untuk mewujudkan BPS yang semakin profesional dalam memberikan pelayanan.

-Ferika-